Schlagwort: Rechnung

Wir haben eine Lösung. Es bleibt ausreichend
Zeit, sich und den Betrieb darauf einzustellen.

EUREC^®  Infobrief E-Rechnung

Sehr geehrte EUREC User,
sehr geehrte EUREC Interessenten,

Die E-Rechnung kommt!

Das ist alles machbar und es bleibt ausreichend
Zeit, sich und den Betrieb darauf einzustellen.

Am 13. Juni 2024 veröffentlichte das Bundesministerium für Finanzen(BMF) den Entwurf eines Schreibens, in dem dargelegt wird, was das BMF und die Finanzbehörden zum Themenkomplex E-Rechnung konkret planen. Der Entwurf soll den Verbänden der deutschen Wirtschaft die Gelegenheit zur Stellungnahem geben. Mit großen Veränderungen der geplanten und ausgeführten Regeln und Maßnahmen ist aber nicht mehr zu rechnen.

Startzeitpunkt
So gilt heute als gesetzt, dass die verbindliche Einführung der E-Rechnung zum 01.01.2025 erfolgt, aber es wird Übergangsregelungen und Übergangsfristen geben, die das Ganze im Moment wesentlich entschärfen und den Betrieben die Möglichkeit geben, ohne Hektik diese neue Technik kennen zu lernen und einzuführen.

E-Rechnugen empfangen

Gesetz ist allerdings, dass alle Betriebe ab dem 01.01.2025 in der Lage sein müssen, auf elektronischem Weg E-Rechnungen zu empfangen und sicher zu archivieren. Die hier üblichste Form des Empfangs wird eine dafür eingerichtete oder bereitgestellte E-Mail Adresse sein. Hier empfiehlt es sich dann, die E-Rechnungen, die im Anhang einer entsprechenden E-Mail im E-Mail Postfach eintrifft, in einem dafür eingerichteten oder bereitgestellten Ordner zu speichern und in die Datensicherung einzubeziehen.
E-Rechnungen dürfen auch über Portale oder Online-Direktverbindungen zugestellt werden, USB-Sticks oder SD-Speicherkarten hingegen sind nicht erlaubt.

Die meisten Verfahren, die heute schon oder zukünftig E-Rechnungen erzeugen, werden sogenannte hybride Formate verwenden. Hierbei wird eine leicht lesbares PDF-Dokument erzeugt, das mit einer XML-Datei verbunden sein wird, die den eigentlichen, rechtsverbindlichen Teil der E-Rechnung darstellt. Auch diese XML Datei kann geöffnet und gelesen werden. Hierfür stellen mehrere Anbieter, wie z.B. die DATEV, Online Portale zur Verfügung, die unter anderem eine solche Lesefunktion anbietet. https://e-rechnungsplattform.datev.de/

Um solche XML-Dateien offline lesen zu können, haben Jochen Stärk u.a. im Rahmen des Förderprogramms der Prototype Fund das kleine tool  Quba-Viewer entwickelt, das vom Bundesministerium für Bildung und Forschung gefördert wird und kostenlos unter https://quba-viewer.org/ zum Download zur Verfügung steht.

E-Rechnungen versenden

Als Kernpunkt der Neuregelung wird ab dem 01.01.2025 die obligatorische Verwendung einer elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze) eingeführt. Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung (im Folgenden: E-Rechnung) nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 1. Januar 2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen (anderes elektronisches Format). Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel als JPG- oder bloße PDF-Datei.

Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten für Rechnungen und genauso für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift (§ 14 Absatz 2 Satz 5 UStG).

Wichtige Übergangsregelungen

Die oben bezeichneten sonstigen Rechnungen werden aber in den meisten Fällen noch bis Ende 2025 anerkannt, dürfen empfangen und versendet werden. Das setzt jedoch künftig das Einverständnis des Rechnungsempfängers voraus.

Wenn also Ihre Geschäftspartner damit einverstanden sind, können Sie noch das ganze kommende Jahr Ihre Rechnungen wie bisher in Papierform oder als PDF-Datei verschicken. Besteht ein Kunde auf Verwendung des neuen elektronischen Formats, müssen Sie dem folgeleisten. Eine einfach zu handhabende Lösung bietet auch hier jetzt schon die DATEV mit Ihrer E-Rechnungsplattform, die bis Ende 2024 kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Verpflichtend ist lediglich eine Registrierung. Ab 2025 wird der Dienst kostenpflichtig, das aber zu sehr moderaten Konditionen.

Die großen Vorteile dieser Lösung sind neben ihrer reinen Existenz die einfache Handhabung und die günstigen Preise. Die großen Nachteile der Basisversion sind die Nichtanbindung an ein bestehendes Warenwirtschaftssystem und die damit verbundene Notwendigkeit, jede Rechnung einzeln von Hand nochmals zu erfassen. Das ist solange wenig problematisch, solange nur einige wenige Kunden, die hin und wieder eine Rechnung von Ihnen bekommen, ab Januar 2025 auf das sogenannte strukturierte elektronische Format bestehen.

Werden es aber im Laufe der Zeit immer mehr, und wird es ab dem 01.01.2026 allgemein verbindlich, können die wenigsten Firmen auf diese Art weiterarbeiten.

Der Vollständigkeit halber sei hier noch erwähnt, dass es weitere Übergangsregelungen und Ausnahmen gibt. So können Unternehmen, die im voran gegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht haben, ihre Rechnungen bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 weiter als sonstige Rechnungen ausstellen und übermitteln, wenn der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist.

Ausgenommen sind außerdem Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV).

Technik

Das zu verwendende Format muss der EU Richtlinie 2014/55/EU, der EU Norm EN 16931 und dem §§ 14, 14a UstG entsprechen. Nach Aussage des BMF stellen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD- ab Version 2.0.1 hier zulässige Formate dar. Der Standard XRechnung beinhaltet allerdings lediglich eine XML Datei, die ohne zusätzliche Lesesoftware praktisch nicht dargestellt werden kann.
Das ZUGFeRD Format ist hybrid und stellt zusätzlich zum zwingend vorgeschriebenen XML Inhalt auch noch ein einfach lesbares PDF zur Verfügung und verbindet sogar beide Darstellungsvarianten in einer Datei. Damit werden die wichtigsten Anforderungen an die betriebliche Praxis erfüllt.

Jeder Empfänger kann mit einer üblichen Softwareausstattung eine ZUGFeRD Rechnung oder Gutschrift lesen und ausdrucken. Zudem werden sämtliche neuen gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Später werden auch die Inhalte des hier verwendeten XML Formats in hierfür geschaffenen Onlineplattformen und noch zu entwickelnden Schnittstellen vieler Warenwirtschafsprogramme einlesbar sein.
Das ZUGFeRD Format entspricht auch den Notwendigkeiten der in Zukunft verpflichtend Meldung von (Einzel-) Umsätzen an das Finanzamt. Wann diese gesetzlich jetzt schon vorgesehene Meldepflicht aber von den Finanzämtern technisch realisiert werden kann, ist nicht absehbar.

EUREC und die E-Rechnung

Wir haben uns bei der Umsetzung der Anforderungen der E-Rechnung für das ZUGFeRD Format entschieden und hier die Lösung eines vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) empfohlenen Drittanbieters in unser Programm integriert. Die Funktionsweise ist sehr ähnlich zu der in EUREC schon lange im Einsatz befindlichen „E-Mail mit angehängtem PDF“ Funktion. Sie schreiben genau wie bisher Ihre Rechnung oder Gutschrift in einem der dafür vorgesehenen EUREC Module und klicken dann, wenn sie mit allem fertig sind und den Beleg erzeugen wollen, auf das zukünftig im Druckmenü eingefügte Bedienfeld „E-Rechnung“.

Wie bisher bei der Funktion „E-Mail“ – wird statt der konventionellen PDF-Datei – eine ähnlich aussehende Datei im ZUGFeRD Format erzeugt, die dann auf dem bekannten Weg als E-Mail Anhang verschickt werden kann. Hier steht auch ohne Einschränkung die bekannte Funktion zum Anhängen dazugehöriger Wiegescheine oder anderer wie bisher dafür vorgesehener Belege.

Für die EUREC Anwender ändert sich in der Bedienung des Programms bis auf den neuen Button „E-Rechnung“ praktisch nichts. Sämtliche relevanten Funktionen erledigt EUREC für Sie im Hintergrund und speichert alle auf diesem Weg erzeugten E-Rechnungen oder entsprechende Gutschriften in einem dafür vorgesehenen Systemordner ab. Dieser muss dann nur noch (Daten)gesichert und die hier gespeicherten Belege entsprechend den Vorgaben der GOBD unveränderbar gemacht werden.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr EUREC-Team